Elektroninis parašas freelanceriams ir individualiems verslininkams

Kai dirbi vienas, kiekvienas administracinis veiksmas krenta ant tavo pečių. Sutartis su klientu, PVM sąskaita faktūra, konfidencialumo susitarimas – visa tai reikia ne tik parengti, bet ir tinkamai pasirašyti. Elektroninis parašas šiuos procesus supaprastina, bet smulkiam verslui dažnai kyla klausimų: ar tai teisėta? Ar klientas priims? Ar tikrai nereikia spausdinti ir skanuoti?

Ar elektroninis parašas galioja?

Trumpai – taip. ES reglamentas eIDAS nustato, kad elektroninis parašas negali būti atmetamas vien dėl to, kad jis elektroninis. Lietuvoje tai reiškia, kad sutartis, pasirašyta elektroniniu parašu, turi tokią pat teisinę galią kaip ir popierinė.

Tačiau svarbu suprasti, kad elektroniniai parašai būna skirtingų lygių. Paprastas elektroninis parašas – tai gali būti net paspaudimas „Sutinku” el. laiške. Išplėstinis parašas susieja pasirašytoją su dokumentu ir fiksuoja bet kokius pakeitimus. Kvalifikuotas elektroninis parašas – aukščiausias lygis, prilyginamas ranka rašytam parašui. Jį išduoda kvalifikuoti paslaugų teikėjai, o Lietuvoje jį galima naudoti per mobilųjį parašą arba asmens tapatybės kortelę.

Freelanceriams ir individualiems verslininkams dažniausiai užtenka išplėstinio parašo kasdienėms sutartims. Kvalifikuotas parašas reikalingas tada, kai to reikalauja teisės aktai arba antroji šalis.

Sutarčių pasirašymas

Freelancerio kasdienybė – paslaugų sutartys, autorinės sutartys, NDA. Kiekvieną kartą spausdinti, pasirašyti, nuskanuoti ir siųsti el. paštu – tai valandos darbo per mėnesį, kurios galėtų būti apmokamos.

Su elektroninio parašo platforma procesas atrodo kitaip. Parengi sutartį, įkeli į platformą, nurodai pasirašytojus – klientas gauna nuorodą ir pasirašo per kelias minutes. Pasirašytas dokumentas automatiškai išsaugomas, abu šalys gauna kopijas. Jokio spausdintuvo, jokio skenerio.

Tai ypač aktualu, kai dirbi su užsienio klientais. Siųsti popierinę sutartį tarptautiniu paštu gali užtrukti savaitę. Elektroninis parašas leidžia viską sutvarkyti per dieną, nesvarbu, ar klientas sėdi Vilniuje, ar Berlyne.

O kaip su PVM sąskaitomis faktūromis?

Čia atsiranda niuansų. Lietuvoje PVM sąskaita faktūra nebūtinai turi būti pasirašyta – LR pridėtinės vertės mokesčio įstatymas nenumato privalomo parašo ant šio dokumento. Sąskaitai užtenka turėti visus privalomus rekvizitus: pardavėjo ir pirkėjo duomenis, prekių ar paslaugų aprašymą, sumas, PVM tarifą.

Tačiau praktikoje pasitaiko situacijų, kai klientas prašo pasirašytos sąskaitos – ypač dirbant su viešuoju sektoriumi ar didesnėmis įmonėmis, turinčiomis griežtas vidines procedūras. Tokiu atveju elektroninis parašas ant sąskaitos yra visiškai tinkamas sprendimas. Jis patvirtina dokumento autentiškumą ir apsaugo nuo pakeitimų.

Jei naudoji apskaitos programą, kuri palaiko elektroninį parašą, procesas dar paprastesnis – sąskaita suformuojama ir pasirašoma vienu metu, be papildomų veiksmų.

Praktiniai patarimai

Pasirink tinkamą įrankį. Freelanceriui nebūtina pirkti brangų korporatyvinį sprendimą. Daugelis el. parašo platformų siūlo nemokamus arba nebrangius planus, pakankamus kelioms dešimtims dokumentų per mėnesį.

Susitark su klientu iš anksto. Ne visi klientai žino, kas yra elektroninis parašas, arba yra jį naudoję. Trumpas paaiškinimas sutarties siuntimo metu padeda išvengti nesusipratimų.

Saugok pasirašytus dokumentus. Elektroninis parašas apsaugo dokumentą nuo pakeitimų, bet pats failas gali dingti, jei kompiuteris sugenda. Laikyk kopijas debesyje arba atsarginėje saugykloje.

Naudok kvalifikuotą parašą ten, kur reikia. Jei pasirašai sutartį su valstybine institucija ar dokumentą, kuriam teisės aktai reikalauja rašytinės formos, naudok mobilųjį parašą arba parašą per asmens tapatybės kortelę.

Mažiau administravimo – daugiau darbo

Freelanceriai ir individualūs verslininkai pasirenka dirbti sau, kad galėtų skirti laiką tam, ką moka geriausiai. Elektroninis parašas padeda būtent tai – mažiau laiko popierizmams, daugiau laiko tikram darbui. O kai dokumentai sutvarkyti greitai ir teisingai, tai profesionaliau atrodo ir kliento akyse.

Užs. Nr.55